Lấp lỗ hổng trong quản lý dự án thiết kế nội thất

Ba lỗ hổng trong quản lý dự án thiết kế nội thất phổ biến mà đa phần các công ty đều gặp phải đó là:

- Thứ nhất, quá nhiều việc nhỏ và không kiểm soát hết được

- Thứ hai, không quản lý được tiến độ dự án

- Thứ ba, không quản lý được nhân viên của dự án
 

(Xem chi tiết tại: Lỗ hổng trong quản lý dự án thiết kế nội thất)
 

Quản lý thủ công thì khó khăn như thế, vậy giải pháp công nghệ thời 4.0 bằng phần mềm quản lý dự án thiết kế nội thất EZMAX được hơn 100 công ty tin tưởng sử dụng sẽ giúp giải quyết 3 lỗ hổng này như thế nào?. Cùng tìm hiểu cách EZMAX giúp quản lý dự án thiết kế nội thất:

Thứ nhất, quản lý nhiều công việc cùng một lúc

Công ty thiết kế nội thất dễ dàng kiểm soát được các kế hoạch và các đầu mục công việc.

Phần mềm quản lý dự án EZMAX tổ chức dữ liệu công việc một cách có hệ thống theo 2 luồng là công việc theo kế hoạch/dự án và những công việc khác. Dù theo cách nào, công ty thiết kế nội thất có thể quản lý rất nhiều công việc cùng một lúc. 

Người sử dụng có thể xem xét rất nhiều thông tin liên quan đến công việc đó như: ngày bắt đầu, ngày hoàn thành, người phụ trách, người liên quan hay mức độ hoàn thành và tiến độ công việc…

EZMAX có chức năng xem báo cáo công việc 

Hàng ngày, nhân viên có thể xem báo cáo những công việc cần làm trong ngày. Thêm chức năng nhắc việc, nhân viên sẽ không bao giờ quên việc.

Ngoài ra, phần mềm cũng có chức năng cho phép xem báo cáo công việc theo mức độ ưu tiên, theo cơ hội kinh doanh, theo dự án, trạng thái, theo nhân viên, theo khách hàng, công việc đã quá hạn, tỷ lệ theo loại công việc...

Quản lý tất cả công việc của công ty thiết kế nội thất

Thứ hai, quản lý tiến độ dự án

Dự án hoàn thành đúng hạn là sự điều hoà của nhiều yếu tố: giao việc đúng người, sự phối hợp giữa các nhân viên, có người phụ trách của từng kế hoạch các cấp, nhân viên hoàn thành đúng thời hạn, có sự đốc thúc nhắc nhở của nhân viên liên quan và người phụ trách cấp cao hơn.

Ngay trên phần mềm, mọi thông tin về dự án này đều được lưu trữ. Nếu tiến độ dự án dưới 100% nghĩa là bạn vẫn còn thời gian để hoàn thành nó, tuy nhiên càng gần 100% thì bạn cần phải cẩn thận. 

EZMAX giúp quản lý tiến độ dự án đơn giản

Người thực hiện có thể dựa vào mức độ tương quan giữa tiến độ công việc/ kế hoạch/ dự án với mức độ hoàn thành để quyết định đẩy nhanh việc hoàn thành lại. Phần mềm quy tiến độ và mức độ hoàn thành thành các thanh màu sắc, bạn dễ dàng xem xét mức độ một cách sinh động trực quan. quản lý

Chỉ cần nhìn vào những thống kê trên phần mềm, nhà quản lý dễ dàng biết được mình có đang bị chậm tiến độ dự án hay không?

Một ví dụ minh hoạ về dự án “Thiết kế nội thất chung cư Time City 3 phòng” đang bị chậm tiến độ. Rõ ràng còn chưa đến thời gian hoàn thành dự án sao tôi lại nhận định như thế? 

Nhìn vào ảnh một dự án được quản lý bằng phần mềm thiết kế nội thất CRM ở dưới, ở kế hoạch “Thiết kế 3D” thì tiến độ dự án là 95% nhưng mới chỉ hoàn thành hơn 68%. 

Xác định tiến độ dự án bằng phần mềm CRM EZMAX

Xem xét rõ vào chi tiết, kế hoạch bị chậm là do 2 nguyên nhân, thứ nhất là chậm tiến độ kế hoạch thiết kế phòng ăn. Nguyên nhân thứ 2 là chậm tiến độ kế hoạch thiết kế phòng khách, cụ thể là do chậm tổng hợp thiết kế 3D phòng khách. Ta thấy đáng lo ngại hơn cả chính là thiết kế phòng ăn tiến độ đã là 125% nhưng vẫn chưa thực hiện gì cả.

Nguyên nhân chậm tiến độ dự án là do chậm tiến độ công việc. Công ty muốn hoàn thành dự án thì chỉ cần hoàn thành đúng hạn những công việc bên trong. Với những công việc chưa hoàn thành, nhìn vào thanh tiến độ công việc, nhân viên sẽ biết công việc nào cần hoàn thành trước, công việc nào có thể làm sau. Không phải dò dẫm tìm kiếm trong bóng tối, công ty có một lộ trình rõ ràng để hoàn thành dự án thiết kế nội thất của mình.

Thứ ba, quản lý nhân viên dự án

Phần mềm phân chia công việc cho phòng ban và từng nhân viên. Mỗi nhân viên được người quản lý của mình giao việc ngay trên phần mềm.

Một công việc có 1 người phụ trách và một hoặc nhiều người liên quan. Công việc được giao cho đúng người đúng việc, vừa đảm bảo tiến độ, vừa không lãng phí nguồn lực, vừa giao trách nhiệm và quyền hạn cho nhân viên để hoàn thành công việc. Những công việc quan trọng chỉ cần chia sẻ với những nhân viên cần thiết, tránh trường hợp rò rỉ tài liệu quan trọng của công ty.

Phân việc cho phòng ban

Bằng phần mềm quản lý dự án thiết kế nội thất CRM EZMAX, người sử dụng có một công cụ đắc lực để quản lý nhân viên. Ngoài việc được phân công việc, mỗi nhân viên công ty thiết kế đều có thể chủ động lập các kế hoạch công việc các cấp và công việc nhỏ. Người quản lý công ty thiết kế nội thất chỉ cần nhìn vào công việc này sẽ ra cả thời gian, mức độ hoàn thành và tiến độ của công việc. Người này sẽ biết nhân viên có đang chăm chỉ làm việc hay không, hoàn thành công việc đến đâu rồi, trong khoảng thời gian này thì đang làm công việc gì và những nhân viên nào liên quan đến công việc này.

Nhân viên công ty thiết kế nội thất thì thường phải di chuyển, đi khảo sát, đi gặp mặt trực tiếp khách hàng hay dù công ty có đang làm việc tại nhà do dịch Covid-19 thì cũng có thể quản lý nhân viên thật đơn giản. 

Phần mềm CRM EZMAX giao việc dễ dàng

Đặc biệt, người quản lý có thể lọc theo nhân viên để xem dự án, kế hoạch hay công việc. Ngoài ra, người quản lý hoàn toàn có thể xem được các báo cáo dự án theo từng nhân viên kinh doanh.

Như vậy, phần mềm quản lý dự án EZMAX là cánh tay đắc lực giúp các công ty lấp lỗ hổng trong quản lý dự án nội thất của mình. Ngoài việc quản lý dự án, CRM EZMAX cũng đang giúp công ty quản lý hàng nghìn khách hàng, quản lý cơ hội bán hàng, quản lý nhân sự - tiền lương...Hơn 100 công ty thiết kế đã sử dụng và quản lý thành công, còn bạn thì sao?

Dùng thử Miễn Phí phần mềm quản lý Ezmax CRM ngay tại: