Kỹ năng quản lý thời gian cho người bận rộn phần 2

Xác định mục tiêu

Trước khi bắt đầu mỗi công việc, bạn đều nên xác định rõ mục tiêu công việc của bạn. Khi có mục tiêu rõ ràng bạn sẽ xác định được những công việc phải làm để hoàn thành mục tiêu đó cũng như những công việc không có tác dụng gì để đạt được mục tiêu của bạn.

Dù là mục tiêu ngắn hạn hay dài hạn thì bạn cũng cần lên thời gian cụ thể để hoàn thành mục tiêu. Đây là bước đầu tiên để bạn làm chủ được thời gian của mình.

Xác định mục tiêu

Liệt kê những công việc cần phải làm

Liệt kê ra danh sách những công việc cần phải làm trong một ngày, trong một tuần và trong cả tháng sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý được quỹ thời gian quý giá của mình. Bạn không cần phải cố nhớ xem mình phải làm gì trong ngày hôm nay, trong ngày mai vì bạn đã đều ghi chép lại hết rồi. Việc này sẽ tiết kiệm thời gian cho bạn cũng như tránh tình trạng nhớ nhớ quên quên.

Sắp xếp công việc theo sự ưu tiên

Đây là bước mà bạn nên sử dụng ma trận quản lý thời gian của Eisenhower để xác định rõ nhất công việc nào cần làm trước và hãy hoàn thành nó.

Ma trận quản lý thời gian

Tổng kết lại công việc

Vào cuối ngày làm việc, bạn nên tổng kết lại công việc để xem bạn đã làm được những gì và chưa làm được gì, bạn đã mất bao nhiêu thời gian cho những công việc đó và có thật sự hiệu quả hay không.

Bạn đã thực sự sử dụng thời gian một cách khoa học chưa, nếu có chỗ nào chưa hợp lý hãy tìm ra lý do và khắc phục để những lần làm sau sẽ rút ngắn được khoảng thời gian quý giá để dành cho việc khác.

Duy trì sự kỷ luật và thói quen

Để đạt được bất cứ mục tiêu nào thì bạn đều phải có kỷ luật và thói quen thường xuyên làm việc để đạt được mục tiêu. Đây cũng là kỹ năng quản lý thời gian cho người bận rộn quan trọng mà chúng tôi muốn đề cập.

Chắc chắn là thời gian đầu sẽ rất khó khăn, dễ chán và nản nhưng bạn hãy nghĩ đến mục tiêu của mình, tập một cách từ từ để những công việc đó không phải là gánh nặng mà nó trở thành một thói quen của bạn. Sử dụng thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn tiết kiệm được những thời gian cho những không cần thiết và có nhiều thời gian hơn cho cuộc sống của mình.

Duy trì sự kỷ luật và thói quen

Tập trung

Nếu bạn không tập trung thì bạn sẽ không thể hoàn thành những công việc theo mục tiêu mà mình đã đặt ra. Tập trung là cách rất tốt để bạn không lãng phí thời gian. Khi làm công việc gì đó bạn hãy tập trung tất cả sức lực và trí tuệ cho công việc, điều đó không chỉ đem lại kết quả công việc cao mà còn giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian. 

Nếu bạn chỉ có thể tập trung trong khoảng 2 tiếng thì bạn hãy sắp xếp làm việc và thật tập trung trong khoảng thời gian đó. Sau đó, bạn hãy cho mình nghỉ ngơi khoảng 5 đến 10 phút để thư giãn và tiếp tục quay lại làm việc thật tập trung

Sắp xếp nơi làm việc khoa học

Một kỹ năng quản lý thời gian cho người bận rộn mà nhiều người không ngờ đến đó là sắp xếp nơi làm việc thật khoa học.

Một nơi làm việc khoa học sẽ giúp bạn dễ dàng tìm kiếm được tài liệu khi cần thiết. Bạn không còn phải mò mẫm tìm kiếm trong đống hỗn độn tài liệu cũ - mới, quan trọng - không quan trọng mà sẽ có thời gian để làm những công việc khác. Một không gian làm việc gọn gàng cũng khiến bạn thoải mái và sẵn sàng bắt đầu vào công việc, giúp người khác đánh giá tốt về bạn hơn.

Sắp xếp nơi làm việc khoa học

Như vậy, chúng ta vừa cùng tìm hiểu về các kỹ năng quản lý thời gian cho người bận rộn phần cuối. Bạn hãy cố gắng duy trì thói quen làm việc thì sẽ tiết kiệm được thời gian và sử dụng thời gian hiệu quả. Hi vọng với những kỹ năng vừa được đọc, bạn sẽ làm chủ được thời gian của bản thân.

Dùng thử Miễn Phí phần mềm quản lý Ezmax CRM ngay tại: