Kỹ năng quản lý thời gian cho người bận rộn phần 1

Giới thiệu về ma trận quản lý thời gian

Ma trận quản lý thời gian hay còn gọi là Eisenhower Box (ma trận Eisenhower) là phát minh quan trọng của tổng thống Mỹ thứ 34 của Hoa Kỳ, nhiệm kỳ từ năm 1953 đến năm 1961.

Trước khi tìm hiểu rõ về ma trận này, hãy xem Tổng thống Mỹ đã sử dụng thời gian của mình như thế nào nhé!

Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ - Eisenhower

Eisenhower từng là vị tướng 5 sao trong quân đội Hoa Kỳ, là Tư lệnh tối cao của lực lượng đồng minh châu Âu trong Thế chiến II và chịu trách nhiệm cho việc lên kế hoạch và tham gia chiến trường Bắc Phi, Đức, Pháp. Không những thế, Ông còn từng là Hiệu trưởng của Đại học Columbia, trở thành Tư lệnh tối cao đầu tiên của NATO.

Tưởng bận rộn như thế, nhưng Eisenhower vẫn theo đuổi được sở thích vẽ tranh sơn dầu và chơi golf của mình. Mỗi người đều có 24 tiếng một ngày, vì lý do gì mà Eisenhower có thể hoàn thành công việc tốt như thế. Phương pháp quản lý thời gian, công việc và năng suất làm việc của ông được nhiều nhà nghiên cứu quan tâm.

Chiến lược làm việc hiệu quả nổi tiếng nhất của ông đã được đặt tên là Eisenhower Box (Ma trận Eisenhower) và đó là một công cụ ra quyết định đơn giản mà bạn có thể áp dụng ngay từ bây giờ.

Áp dụng ma trận quản lý thời gian 

Áp dụng ma trận của Eisenhower thực ra rất đơn giản. Hãy liệt kê những hoạt động và dự án bạn phải làm, kể cả những hoạt động không quan trọng nhưng làm mất thời gian của bạn tại nơi làm việc. Sau đó sắp xếp các hoạt động dựa trên tầm quan trọng và tính cấp thiết của chúng. 

Ma trận quản lý thời gian

Đầu tiên, chúng ta cần phân biệt rõ việc quan trọng và việc khẩn cấp

- Việc quan trọng sau khi được hoàn thành sẽ tạo ra kết quả giúp chúng ta tiến gần hơn với mục tiêu đã đặt ra, cả mục tiêu cá nhân hay trong công việc. Cụ thể hơn, chúng đóng góp trực tiếp vào các nhiệm vụ, giá trị và mục tiêu mang tính chất dài hạn.

- Các hoạt động khẩn cấp yêu cầu sự chú ý ngay lập tức thường liên quan tới mục tiêu của người khác, chẳng hạn như gửi email, gọi điện, tin nhắn mới....

Ở phần dưới này, chúng ta cùng tìm hiểu về cách phân chia công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp như thế nào là chính xác.

P1 - Quan trọng và khẩn cấp

Những công việc vừa quan trọng lại vừa khẩn cấp thì chúng ta cần làm ngay, thường gồm các công việc sau:

Thứ nhất, không đoán trước được thời điểm xảy ra: Chăm sóc người thân bị ốm, cuộc họp khẩn, email công việc có liên quan đến dự án quan trọng, xung đột với khách hàng...

Thứ hai, đoán trước được thời điểm xảy ra: Ngày cưới, sinh nhật bố mẹ, lễ kỷ niệm của công ty...

Thứ ba, các công việc tồn đọng do lười biếng và thói quen chây ì: Lịch ôn thi, gửi báo cáo công việc, soạn nội dung thuyết trình....

Loại thứ nhất và thứ hai yêu cầu làm ngay lập tức, riêng loại 3 có thể giảm thiểu áp lực bằng cách chuyển chúng vào mục P2.

P2 – Quan trọng nhưng không khẩn cấp

P2 bạn phải làm hết tất cả chúng nhưng không yêu cầu làm ngay (không khẩn cấp). Hãy dành nhiều thời gian hơn cho mục này và cố gắng làm nó lớn dần lên, chẳng hạn rèn luyện thói quen đọc sách, học ngoại ngữ, tập gym, học kỹ năng mới liên quan đến công việc…

Áp dụng ma trận quản lý thời gian

Nếu có phát sinh công việc ở mức độ P1 khi đang làm P2 thì  ưu tiên hoàn thành P1 trước, sau đó sẽ giải quyết nốt P2 chứ không để sang ngày hôm sau.

P3 – Không quan trọng nhưng khẩn cấp

Những công việc không quan trọng nhưng lại khẩn cấp thường không có gì ý nghĩa cho việc hoàn thành mục tiêu của bạn cả. Những việc đó chẳng hạn ai đó nhờ bạn đi mua đồ khi đang học, cuộc gọi từ người thân lâu ngày không gặp hoặc có tin nhắn từ bạn bè....

Cách tốt nhất là giải quyết các công việc này càng nhanh càng tốt, có thể ủy quyền cho người khác làm, và chúng ta cũng nên học cách nói "không" một cách lịch sự, từ chối thật khéo léo để dành thời gian cho các việc quan trọng.

P4 – Không quan trọng và không khẩn cấp

Những công việc không quan trọng cũng không khẩn cấp có thể kể đến như: lướt facebook, shopee, xem phim, xem video, đọc tin tức giật gân hay buôn chuyện. Đây đều là những công việc không mang đến lợi ích gì đáng kể, nên chúng ta nên dành thời gian tối thiểu cho những việc này.

Khi có ý định làm việc gì thuộc nhóm 4, hãy tự hỏi bản thân liệu sẽ nhận được lợi ích gì? Nếu không có hoặc có rất ít, hãy kiên quyết chuyển sang việc khác để tránh lãng phí thời gian.

Như vậy, chúng ta vừa cùng tìm hiểu về kỹ năng quản lý thời gian cho người bận rộn với phương pháp ma trận quản lý thời gian của Eisenhower. Việc phân chia công việc cũng như lựa chọn công việc để làm trước tiên sẽ giúp bạn sử dụng thời gian một cách hiệu quả. Hi vọng sau bài viết này bạn áp dụng được vào thực tế và quản lý thời gian của mình.

Dùng thử Miễn Phí phần mềm quản lý Ezmax CRM ngay tại: