3 cách tối ưu nhất để quản lý một dự án thiết kế xây dựng

02-07-2019

Theo nguồn thống kê của IT Cortex có đến hơn 57% dự án thiết kế xây dựng đều bị thất bại do thiếu tính sáng tạo trong cách quản lý.
Doanh nghiệp bạn có đang nằm trong con số đó hay không?

Với một đống công việc thiết kế đang chất chồng chờ ngày xét duyệt, tiến độ hoàn thành hồ sơ thiết kế thì chậm chạp, mất kiểm soát khiến cho hàng ngày bạn phải đau đầu mà vẫn không giải quyết được.

Vậy thì đừng vội lo, chỉ với 3 cách đơn giản sau đây mọi vấn đề đều trở nên đơn giản giúp bạn giải quyết triệt để các lo lắng của bạn. Hãy cùng theo dõi nhé!

Thứ nhất: Xây dựng kế hoạch làm việc cho từng giai đoạn

Nghe chừng rất đơn giản nhưng phần lớn các doanh nghiệp vừa và nhỏ lại bỏ qua bước này. Bạn có tin rằng để liệt kê từng bước chi tiết trong một dự án thiết kế xây dựng của công ty mình là điều rất khó không? Cầm bút lên và kiểm chứng ngay thôi!

Và bây giờ cho chúng tôi biết bạn nhận ra điều gì trong cách làm việc thường ngày của mình nào?

Có phải bạn sẽ nhìn thấy sự phân bổ công việc và trao đổi thông tin giữa các đội thiết kế chưa linh hoạt và thiếu chính xác đúng không? Điều này dẫn đến người quản lý chính cũng không thể xác định được thời gian hoàn thành để có câu trả lời với khách hàng về tiến độ thiết kế và bàn giao hồ sơ thiết kế.

Kế hoạch chi tiết cho từng hạng mục công việc

Bởi vậy, tạo một kế hoạch chi tiết cho từng tuần, tháng đối với những dự án thiết kế xây dựng là điều vô cùng cần thiết với mỗi doanh nghiệp hiện nay. Nó giúp ích trực tiếp cho các nhà quản trị quản lý chính xác tiến độ hoàn thành và khắc phục ngay những điểm bất cập trong thiết kế.

Đồng thời với bản kế hoạch công việc chi tiết cho từng thành viên, đi kèm theo đó là phương án dự phòng rủi ro xảy ra trong quá trình tiến hành dự án để có cách xử lý tốt nhất mà không ảnh hưởng tới ngày hoàn thiện. Như vậy công việc quản lý của bạn chẳng phải sẽ dễ dàng hơn rất nhiều hay sao?

Thứ hai: Báo cáo thực hiện kế hoạch định kỳ

Báo cáo tiến độ dự án thường xuyên là điều không chỉ nhóm dự án mà khách hàng cũng hết sức quan tâm.
Thay vì cuộc họp hàng tháng tốn nhiều giờ đồng hồ mà vẫn không xác định được nguyên nhân thì việc báo cáo tiến độ dự án thường xuyên sẽ giúp vấn đề trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

Đặc biệt, những dự án dài hạn thì việc này cần phải trở nên bắt buộc nhằm đảm bảo cho chất lượng của công trình thiết kế xây dựng. Về phía khách hàng, tổ chức các cuộc họp thường xuyên để báo cáo tiến độ hoàn thành. Từ đó, lắng nghe những yêu cầu và mong muốn của họ để điều chỉnh phù hợp hơn tránh trường hợp không đồng nhất ý tưởng.

Thứ ba: Làm việc theo nhóm đơn giản nhưng cực kỳ hiệu quả

Một phần không thể bỏ qua đối với những doanh nghiệp thiết kế xây dựng là việc linh hoạt trong sự thay đổi liên tục. Sẵn sàng sửa đổi những quan niệm cũ để phù hợp hơn với yêu cầu từ phía khách hàng.

Việc này đòi hỏi các thành viên phải trao đổi thường xuyên với nhau về tiến độ thiết kế, sau đó gửi bản cập nhật mới nhất cho các phòng ban, đơn vị đảm nhiệm công việc tiếp theo.
Đồng thời các nhà quản lý phải thật khéo léo trong cách điều phối toàn bộ quá trình sao cho dự án đạt hiệu quả cao nhất.

Kiểm soát tiến độ bằng excel thật khổ sở

Tuy nhiên, với đặc thù của ngành thiết kế xây dựng, để quản lý tốt nhất khối lượng và tiến độ công việc bằng công cụ truyền thống như email, excel là điều không thể. Sẽ có hàng loạt chi tiết sửa đổi, bổ xung trong quá trình thiết kế mà bạn không kiểm soát được. Chính vì vậy, dù có quản lý tốt tới đâu vẫn không giải quyết được vấn đề tiến độ hồ sơ thiết kế ngày càng chậm chạp và mất kiểm soát.

Thay vào đó khi doanh nghiệp biết cách ứng dụng phần mềm quản lý dự án trong thời kỳ công nghệ 4.0 thì mọi việc lại trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Ngày nay phần mềm hệ thống quản lý tự động đã được tin dùng và phát triển tại nhiều quốc gia trên thế giới. Hầu hết các doanh nghiệp lớn tại Việt Nam đều sử dụng phần mềm này để quản lý và điều hành công ty tốt hơn.

Công cụ cho bạn biết cụ thể từng thành viên đang đảm nhiệm công việc nào, thời gian hoàn thành và tiến độ làm việc hiện tại. Từ đó, đưa ra những phương án chính xác cho dự án thiết kế xây dựng của doanh nghiệp.

Nằm trong xu hướng mới của ngành quản trị, đặc biệt đối với những doanh nghiệp vừa và nhỏ thì phần mềm quản lý trở nên vô cùng hữu ích. Để tìm hiểu thêm bạn có thể xem một vài hình ảnh minh họa dưới đây và tìm hiểu thêm tại itechpro.vn