Trong thế giới ngày nay, nơi mà thời gian trở thành tài nguyên quý báu, việc biết cách quản lý công việc một cách hiệu quả là chìa khóa để đạt được thành công và cân bằng cuộc sống. Bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý công việc và không biết làm cách nào để tăng năng suất hiệu quả cho công việc. Hãy cùng tìm hiểu phương pháp giúp tối ưu hóa năng suất làm việc gấp 5 lần ở bài viết dưới đây.
Vào năm 1928, Charles M. Schwab là một trong những người đàn ông giàu nhất thế giới.
Schwab là chủ tịch của tập đoàn thép Bethlehem – xưởng đóng tàu lớn nhất và nhà sản xuất thép lớn thứ hai của nước Mỹ vào thời đó. Nhà phát minh nổi tiếng Thomas Edison đã từng ám chỉ Schwab như là "bậc thầy về nghị lực". Ông liên tục tìm kiếm lợi thế của mình ngay cả khi đang ở trong thời kỳ cạnh tranh khốc liệt nhất.
Vào một ngày năm 1918, với mong muốn tăng hiệu suất làm việc của cả nhóm và tìm ra các giải pháp tốt hơn để hoàn thành công việc, Schwab đã sắp xếp một buổi gặp gỡ với một chuyên gia tư vấn về năng suất lao động rất đáng kính có tên là Ivy Lee.
Lee là một doanh nhân tự thân và được mọi người biết đến như là người tiên phong trong lĩnh vực truyền thông đại chúng (PR). Trong buổi gặp gỡ, Schwab đã dẫn Lee vào phòng của mình và nói: "Anh hãy chỉ cho tôi cách để hoàn thành mọi thứ".
Lee trả lời: "Hãy dành cho tôi 15 phút cùng với một trong những giám đốc điều hành của anh".
Schwab: "Vậy tôi sẽ phải trả cho anh bao nhiêu?"
Lee nói: "Anh không mất xu nào, trừ khi giải pháp tôi đưa ra có hiệu quả. Sau 3 tháng, anh có thể gửi cho tôi một tờ séc với số tiền bao nhiêu cũng được miễn là anh cảm thấy tôi xứng đáng".Phương pháp Ivy Lee:
Trong mỗi 15 phút với từng Giám đốc điều hành, Lee giải thích phương pháp đơn giản của mình để tối ưu hóa năng suất làm việc lên mức cao nhất:
“Vậy, Ivy Lee đã nói gì với những vị Giám đốc điều hành?
Đó chính là phương pháp Ivy lee hoàn toàn miễn phí, gồm 5 bước:1. Cuối mỗi ngày làm việc, hãy viết ra 6 điều quan trọng nhất bạn cần hoàn thành vào ngày mai. Đừng viết nhiều hơn 6 nhiệm vụ.2. Xác định mức độ ưu tiên cho từng công việc trong 6 gạch đầu dòng đó theo thứ tự mức độ quan trọng thật sự của chúng.3. Khi bạn đến văn phòng vào ngày mai, hãy tập trung hoàn toàn vào công việc đầu tiên cho tới khi hoàn thành xong, sau đó, chuyển sang đầu việc thứ hai.4. Tuân thủ quy tắc này cho tới khi làm xong tất cả danh sách gồm 6 nhiệm vụ quan trọng đó.5. Lập một danh sách mới gồm 6 công việc chưa hoàn thành để chuẩn bị cho ngày kế tiếp.Kết quả là sau 3 tháng, Schwab đã bất ngờ với tốc độ tăng trưởng và đã gửi Ivy Lee một tấm séc để cảm ơn với trị giá 25.000 USD (khoảng 500.000 USD ngày nay)
.jpg)
Dưới đây là những điều khiến phương pháp này đem lại hiệu quả:
Nó đủ đơn giản để dễ dàng áp dụng. Nhiều người cho rằng phương pháp kiểu này quá cơ bản, không giải quyết được sự phức tạp và những vấn đề khác trong cuộc sống. Điều gì xảy ra nếu có trường hợp khẩn cấp? Liệu có thể áp dụng công nghệ mới nhất để tạo ra những lợi thế tốt nhất?
Tuy vậy thì sự phức tạp thường lại là một điểm yếu vì nó khiến mọi chuyện khó đi theo đúng hướng. Vì thế mà những tình huống khẩn cấp và không mong đợi sẽ tăng lên. Cố gắng bỏ qua chúng nhiều nhất có thể, chỉ đối mặt khi bạn không còn cách nào khác và cố gắng quay lại dành sự ưu tiên cho danh sách công việc quan trọng càng sớm càng tốt.
Phương pháp này giúp loại bỏ những mâu thuẫn khi bắt đầu. Chướng ngại vật lớn nhất ngăn bạn hoàn thành công việc là bắt đầu chúng. Phương pháp của Ivy Lee buộc bạn phải quyết định công việc đầu tiên phải làm vào buổi tối ngày hôm trước. Nếu đã quyết định vào hôm trước, bạn sẽ không lãng phí 3-4 tiếng để phân vân xem mình cần làm gì trước. Bạn chỉ cần thức dậy, đến văn phòng và bắt đầu làm việc ngay lập tức. Đơn giản nhưng vô cùng hiệu quả. Sự khởi đầu đóng vai trò quan trọng giống như sự thành công trong tất cả mọi việc.
Phương pháp đòi hỏi bạn tập trung vào từng công việc. Con người hiện đại luôn thích làm nhiều việc cùng lúc. Rất nhiều người tin rằng việc đa nhiệm, bận rộn sẽ đồng nghĩa với đang hoàn thành tốt công việc. Điều ngược lại mới thực sự đúng. Càng có ít sự ưu tiên thì càng mang lại được kết quả tốt hơn.
Nếu nghiên cứu các chuyên gia hàng đầu trong bất kể lĩnh vực nào (như vận động viên, nghệ sĩ, nhà khoa học, giáo viên, CEO,...), bạn sẽ nhận thấy có một tính cách mà tất cả họ đều có: Sự tập trung. Lý do thì rất đơn giản. Bạn không thể hoàn thành xuất sắc công việc nếu cứ liên tục chia thời gian của mình theo hàng tá cách khác nhau. Muốn trở thành bậc thầy, trước hết bạn cần tập trung và kiên định trước.Công nghệ hỗ trợ khi áp dụng phương pháp Ivy Lee:
Ngoài việc sử dụng các công cụ thủ công như giấy note, microsoft office,… để lên danh sách các nhiệm vụ theo phương pháp Ivy Lee. Các nhà điều hành doanh nghiệp có thể tham khảo giải pháp phần mềm quản lý công việc trực tuyến – EZMAX một cách hiệu quả. Được xây dựng dựa trên triết lý làm việc của Ivy Lee, nền tảng này giúp nhà quản lý và nhân sự tối ưu hóa quy trình làm việc của họ, đồng thời mang lại nhiều tiện ích cho người dùng.
Với Ezmax, bạn có thể dễ dàng lên danh sách công việc theo ngày, tuần, và tháng trên cả hai nền tảng web và di động. Chức năng phân loại mức độ quan trọng của từng nhiệm vụ và đánh dấu khi hoàn thành giúp bạn duy trì sự tổ chức và theo dõi tiến độ công việc một cách thuận tiện.
Nền tảng này không chỉ hỗ trợ nhà quản lý theo dõi toàn bộ công việc từ tổng quan đến chi tiết, mà còn giúp kiểm soát hiệu suất làm việc của từng phòng ban. Bạn có khả năng phân loại công việc theo mức độ quan trọng, tạo và lặp lại quy trình công việc, dự án theo mẫu để tối ưu hóa thời gian làm việc.
.jpg)
Ezmax cung cấp nhiều mô hình báo cáo tiến độ như Dashboard, hỗ trợ xem nhanh tình trạng thực hiện công việc của nhân viên, phòng ban, nhóm và các dự án. Các tính năng như danh sách giúp giám sát tình trạng thực hiện từng công việc, bao gồm tiến độ, thời gian hoàn thành, thời gian quá hạn. Hệ thống Kanban với các cột cụ thể phân rõ ra: Việc cần làm – Đang Làm – Hoàn thành giúp dễ dàng quản lý kế hoạch, thêm mới công việc và phân công cho nhân viên có lịch trống, tránh tình trạng trùng lặp deadline.
Gantt chart hỗ trợ theo dõi tính chất phụ thuộc giữa các công việc và cập nhật trạng thái thực hiện công việc một cách nhanh chóng. Ezmax không chỉ là một công cụ quản lý công việc, mà còn là đối tác đắc lực trong việc nâng cao hiệu suất và quản lý thời gian một cách thông minh.
Bạn hãy áp dụng ngay phương pháp Ivy Lee và số hóa Ezmax, đăng ký ngay tại đây để nhận tư vấn và trải nghiệm dùng thử miễn phí.