Quản lý nhân sự là yếu tố vô cùng quan trọng dẫn đến thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào. Bởi, đây là yếu tố có vai trò nâng cao năng suất lao động và chất lượng sản phẩm cho một doanh nghiệp. Các doanh nghiệp Nhật Bản vì nhận thấy được tầm quan trọng đó, họ đã luôn có những kỹ năng để nâng cao quản lý nhân sự. Cùng tham khảo 9 kỹ năng quản lý nhân sự của người Nhật để áp dụng vào doanh nghiệp qua bài viết dưới đây.
1. Mọi nhân viên đều được đóng góp ý kiến.
Trong các doanh nghiệp Nhật Bản, việc tạo ra một môi trường làm việc cởi mở và thoải mái là rất quan trọng. Không phải lúc nào lãnh đạo cũng là người đưa ra ý kiến tốt nhất. Dù có nhiều kinh nghiệm hơn nhưng các nhà quản lý, lãnh đạo thường bị nhân viên gắn mác “cổ hủ”. Để tránh sự việc này xảy ra, người Nhật luôn lắng nghe ý kiến của mọi nhân viên, dù là nhân viên đã có nhiều năm kinh nghiệm hay nhân viên mới đi chăng nữa.
Điều này sẽ giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng và có ích cho sự phát triển của công ty. Thông thường, những người đứng đầu ở công ty Nhật Bản sẽ bày tỏ sự quan tâm đến ý kiến của nhân viên. Họ lắng nghe và phân tích xem những ý kiến đó có thể sử dụng được ở chỗ nào và những chỗ nào cần sửa đổi thì sẽ đưa ra nhận xét, phản hồi.
Bằng cách này, doanh nghiệp vừa có được những ý tưởng độc đáo, sáng tạo, vừa giúp nhân viên phát triển một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Một ví dụ cụ thể như ở công ty Isuzu, nơi đây các công nhân, nhân viên được bầu ra trực tiếp những người đại diện cho bản thân vào hội đồng lao động của doanh nghiệp. Các công nhân viên sẽ có những người đại diện bằng nhau và việc chủ tịch đại diện cổ đông doanh nghiệp sẽ là người có lá phiếu quyết định. Đây là kỹ năng quản lý nhân sự của người Nhật, mà nhà quản lý Nhật dùng để luôn đảm bảo được tất cả nhân viên của mình có thể đưa ra ý kiến cá nhân.
2. Triển khai hệ thống đánh giá, thưởng phạt công bằng
Đây là phương pháp đảm bảo sự minh bạch, công bằng và động viên hiệu suất làm việc của nhân viên.
Khi triển khai hệ thống đánh giá, các nhà lãnh đạo, quản lý cần xác định các tiêu chí đánh giá rõ ràng và cụ thể dựa trên các mục tiêu công việc và đóng góp của từng nhân viên. Hệ thống này nên được thiết kế linh hoạt để phản ánh cả thành tích cá nhân lẫn đóng góp của các nhóm thi đua cho doanh nghiệp. Điều này khuyến khích nhân viên làm việc một cách chuyên nghiệp và đóng góp tích cực vào mục tiêu chung của công ty.
.png)
Quản lý nhân sự hiệu quả
3. Không quát mắng nhân viên
Một trong những xu hướng quản lý mới của các công ty Nhật Bản là không quát mắng nhân viên khi họ mắc sai lầm. Theo các nhà nghiên cứu, phương pháp này có thể giúp tăng hiệu quả làm việc, nâng cao tinh thần đoàn kết và giảm căng thẳng cho cả người quản lý và người bị quản lý.
Thay vì dùng giọng nói lớn, chỉ trích hay đe dọa, các người quản lý Nhật Bản sử dụng những cách giao tiếp tích cực hơn, như khuyến khích, gợi ý hay hỏi ý kiến của nhân viên. Điều này giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng, tin tưởng và có trách nhiệm với công việc của mình. Khi cấp trên quát mắng nhân viên thì tâm lý của các nhân viên sợ hãi, các lỗi lầm sẽ không được báo cáo đầy đủ đến quản lý. Nếu tình trạng không báo cáo những sai sót cho quản lý xảy ra thường xuyên sẽ gây ra hậu quả to lớn cho doanh nghiệp. Điều đó sẽ khiến cấp trên không thể đưa ra các hướng sửa đổi cho doanh nghiệp của mình.
4. Đảm bảo việc làm, sự tin cậy
Việc các nhà quản trị đảm bảo việc làm và tạo được bầu không khí tin cậy nhau trong công ty sẽ tạo ra sự ổn định trong nhân viên và từ đó giảm được mức độ thuyên chuyển lao động. Đây cũng là kỹ năng quản lý nhân sự của người Nhật đáng để các doanh nghiệp học hỏi.
Nếu doanh nghiệp tạo ra được sự ổn định lao động trong công ty sẽ củng cố được tinh thần tập thể, kích thích nhân viên hài hòa quan hệ giữa những người lao động và lãnh đạo cấp trên. Tâm lý của công nhân viên được ổn định, không bị lo đuổi việc, họ sẽ có cơ hội được đề bạt vào chức vụ quản lý. Điều này giúp cho họ càng thêm gắn bó với công ty của mình.
Sự ổn định lao động này đã góp phần cải thiện được mối quan hệ trong công ty là cấp lãnh đạo và cấp công nhân. Đây là một yếu tố quản trị cần thiết giúp tăng cường hoạt động cho doanh nghiệp phát triển.
.png)
Đảm bảo việc làm, sự tin cậy
5. Tạo môi trường làm việc thoải mái, tin tưởng lẫn nhau
Các nhà quản lý, lãnh đạo cần giao tiếp thường xuyên với nhân viên của mình để có thể hiểu nhau hơn. Điều này không chỉ giúp các nhân viên thêm phần tôn trọng mà còn tạo cảm giác thoải mái khi họ muốn hỏi bất cứ vấn đề nào đó.
Nếu các nhà quản lý, lãnh đạo mang đến cảm giác khó gần hoặc khó giao tiếp, nhân viên thường có xu hướng không dám đưa ra ý kiến, không đóng góp xây dựng cho công ty vì sợ bị “mắng”.
Ngoài việc giao tiếp thường xuyên, các nhà lãnh đạo cũng cần tổ chức những hoạt động gắn kết như team building, chia sẻ kinh nghiệm, thưởng thức ẩm thực văn hóa… để tăng cường sự hiểu biết và gần gũi giữa các nhân viên.
6. Đào tạo và phát triển nhân sự liên tục
Đào tạo và phát triển nhân sự liên tục là phương pháp quản lý nhân sự của người Nhật áp dụng để nâng cao năng lực, hiệu quả và sự hài lòng của nhân viên. Doanh nghiệp cũng có thể đưa phương pháp này vào công ty để có được những lợi ích như sau:
Giúp nhân viên cập nhật kiến thức, kỹ năng và thái độ phù hợp với nhu cầu của công việc và thị trường.
Tạo điều kiện cho nhân viên phát huy tiềm năng, sáng tạo và đóng góp cho sự phát triển của tổ chức.
Tăng cường sự gắn kết, tinh thần đồng đội và niềm tin của nhân viên vào tổ chức.
Giảm thiểu tỷ lệ nghỉ việc và xung đột giữa các nhân viên.
Nâng cao uy tín, thương hiệu và cạnh tranh của tổ chức trên thị trường.
7. Sử dụng phương pháp làm việc nhóm.
Tại các xí nghiệp Nhật Bản, nhà quản lý sẽ sử dụng phương pháp làm việc theo nhóm, để từ đó thúc đẩy được sự chặt chẽ trong liên kết của các công nhân viên trong công ty. Điều này sẽ giúp cho nhân viên quan tâm làm việc nhiều nhiệm vụ hơn.
Bằng cách làm việc theo nhóm khác nhau, các công nhân viên có thể thay đổi cả công việc trong nhóm, giúp cho công việc giảm bớt sự nhàm chán và có thể phát triển được khả năng thay thế công việc khi một người trong nhóm của mình vắng mặt.
Đặc biệt hơn nữa, các nhóm nhân viên trong công ty Nhật Bản này còn có thể kiểm soát chất lượng và từ đó sửa chữa máy móc của mình. Đây là phương pháp quản lý nhân sự giúp cho các nhân viên của mình được liên kết chặt chẽ hơn và từ đó thúc đẩy doanh nghiệp phát triển hơn bao giờ hết.
8. Thường xuyên luân chuyển nhân viên giỏi tới các phòng ban phù hợp.
Luân chuyển nhân viên giỏi là một chiến lược quan trọng trong việc thiết lập môi trường làm việc theo triết lý quản lý nhân sự của người Nhật. Đây không chỉ là cách để phát triển và nâng cao năng lực của nhân viên mà còn là một phương tiện để tạo ra sự linh hoạt và đổi mới trong tổ chức.
Việc di chuyển nhân viên giỏi đến các vị trí phù hợp trong công ty mang lại nhiều lợi ích rõ ràng. Trước hết, đây là cách để họ có cơ hội tiếp cận kinh nghiệm mới, rèn luyện kỹ năng và mở rộng mạng lưới quan hệ trong tổ chức. Bằng cách này, họ có thể hiểu rõ hơn về hoạt động và mục tiêu chiến lược của công ty.
Luân chuyển nhân viên giỏi cũng giúp tối ưu hóa sự sử dụng nguồn lực nhân sự trong tổ chức. Thay vì giữ nhân viên ở cùng một vị trí suốt đời, việc di chuyển họ đến các bộ phận và dự án mới giúp kích thích sự sáng tạo và đổi mới. Đồng thời, cũng tạo ra sự đa dạng và sự phát triển bền vững cho tổ chức.
9. Làm người khác hiểu rõ công việc của mình.
Việc làm người khác hiểu công việc của mình là một phần quan trọng trong quá trình quản lý nhân sự hiệu quả. Mỗi nhân viên đều mong muốn được cảm nhận và đánh giá sự đóng góp của mình, và điều này cũng không ngoại lệ đối với cấp trên.
Thay vì áp đặt hoặc chỉ đạo mà không giải thích, người quản lý có thể tạo ra một môi trường làm cởi mở và hỗ trợ. Bằng cách này, họ có thể tận dụng cơ hội để tương tác với nhân viên, lắng nghe ý kiến và hiểu rõ hơn về thách thức và nhu cầu của từng cá nhân.
Việc này không chỉ giúp tạo ra một cảm giác của sự đồng cảm và sự quan tâm từ phía lãnh đạo, mà còn thúc đẩy sự cam kết và sự hứng thú trong công việc từ phía nhân viên. Khi họ cảm thấy được người quản lý quan tâm và hiểu rõ về công việc của mình, họ sẽ cảm thấy động viên và có động lực cao hơn để thực hiện nhiệm vụ của mình.
Điều này không chỉ tạo ra một môi trường làm việc tích cực mà còn tạo ra sự phát triển bền vững cho tổ chức. Khi mỗi nhân viên hiểu rõ vai trò và mục tiêu của mình, họ sẽ làm việc với sự cam kết và hiệu quả cao hơn, đóng góp tích cực vào sự thành công chung của công ty.
Để quản trị nhân sự hiệu quả, chuyên nghiệp như người Nhật, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý. Trong đó, EZMAX được đánh giá là một trong những phần mềm hiệu quả và hiện đại nhất hiện nay, được nhiều doanh nghiệp tin dùng.
Phần mềm quản lý nhân sự EZMAX tích hợp hàng loạt tính năng giúp lãnh đạo, bộ phận HR giải quyết được toàn bộ khó khăn trong công tác quản lý nhân sự như:
Giảm toàn bộ thời gian chấm công, tính lương cho nhân sự, hạn chế sai sót, nhầm lẫn.
Nhân viên và bộ phận HR dễ dàng quản lý thông tin nhân sự, thời gian đi sớm, về muộn.
Tiết kiệm thời gian, chi phí in ấn, không còn dùng giấy tờ để làm đơn xin nghỉ phép, nghỉ ốm….
Dễ dàng tính toán được các khoản khấu trừ BHXH, Thuế TNCN,… cho nhân sự.
Tăng thương hiệu tuyển dụng, thu hút được nhiều nhân tài với website tuyển dụng cực kỳ chuyên nghiệp.
Hỗ trợ lưu trữ thông tin nhân sự, hồ sơ nhân sự khoa học, không tốn kém thời gian tìm lại giấy tờ.
Trên đây là những bí quyết về kỹ năng quản lý nhân sự của người Nhật, mà chúng tôi đã tìm hiểu và tổng hợp. Hy vọng những ý kiến trên giúp cho các nhà quản lý xây dựng, được đội ngũ nhân viên vững mạnh cho doanh nghiệp của mình và đạt được thành công hơn mong đợi.