Phần mềm CRM EZMAX quản lý tiến độ dự án thiết kế nội thất như thế nào?

 24-04-2020
Chậm tiến độ dự án là nỗi lo của bất kì công ty thiết kế nội thất nào. Bí mật quản lý dự án được hơn 100 công ty tin dùng chính là phần mềm CRM EZMAX. Hãy xem giải pháp CRM EZMAX quản lý tiến độ dự án thiết kế nội thất như thế nào?

Phần mềm CRM EZMAX được thiết kế chuyên biệt dành cho công ty thiết kế nội thất. Các kỹ sư phần mềm thiết kế website EZMAX hiểu rõ từng quy trình làm việc của công ty để đưa ra phần mềm thân thiện nhất với công ty thiết kế nội thất.

Quản lý tiến độ dự án theo quy trình như thế nào?

Công ty thiết kế nội thất dễ dàng kiểm soát được các kế hoạch và các đầu mục công việc. Để tiện trong việc phân chia việc cho từng người, phần mềm có thiết lập thành các kế hoạch công việc và kế hoạch công việc cấp nhỏ hơn (cấp I, II, III,...). Một công việc có 1 người phụ trách và một hoặc nhiều người liên quan.

Công việc được giao cho đúng người đúng việc, vừa đảm bảo tiến độ, vừa không lãng phí nguồn lực, vừa giao trách nhiệm và quyền hạn cho nhân viên để hoàn thành công việc. Những công việc quan trọng chỉ cần chia sẻ với những nhân viên cần thiết, tránh trường hợp rò rỉ tài liệu quan trọng.


 


Quản lý tiến độ dự án theo quy trình như thế nào?

Dự án hoàn thành đúng hạn là sự điều hoà của nhiều yếu tố: giao việc đúng người, sự phối hợp giữa các nhân viên, có người phụ trách của từng kế hoạch các cấp, nhân viên hoàn thành đúng thời hạn, có sự đốc thúc nhắc nhở của nhân viên liên quan và người phụ trách cấp cao hơn.

Phân chia công việc cho nhân viên như thế nào?

Người được phân quyền phụ trách dự án có thể dễ dàng lập các kế hoạch công việc cho dự án đó. Kế hoạch công việc được phân cho phòng ban liên quan. Nếu bạn cần một kế hoạch “Thiết kế nội thất chung cư Time City 3 phòng” thì đương nhiên, bạn sẽ phân cho phòng Kiến trúc sư. Nếu bạn cần một kế hoạch “Thống kê chi phí cho dự án thiết kế nội thất chung cư Time City” thì sẽ phân cho phòng kế toán.

Khi bạn đã phân việc thì chính là đã giao quyền cũng như giao trách nhiệm cho phòng ban.

 


Phân việc cho phòng ban

Như các bạn đã biết, mỗi một dự án trong công ty thiết kế nội thất muốn hoàn thành cần sự phối hợp của các phòng ban với nhau và các nhân viên với nhau. 

Với cách quản lý thông thường, người phụ trách của dự án thường sẽ cần triệu tập nhân viên thực hiện dự án vào để họp, bàn bạc, và cuối cùng sẽ đưa ra phân chia nhiệm vụ cho nhân viên. Nếu người phụ trách này đã chuẩn bị sẵn kế hoạch giao việc thì nhân viên chỉ cần nhìn vào là biết được mình phải làm việc gì. Tuy nhiên cách này lại thiếu linh hoạt. Khi muốn thay đổi nhân viên đột ngột thì người phụ trách phải mất thời gian để thông báo cho nhân viên.

Với phần mềm CRM EZMAX, quản lý tiến độ dự án thật đơn giản, mỗi một nhân viên có một tài khoản và những công việc được giao đều được cập nhật nhanh chóng trên phần mềm.

 


Phần mềm CRM EZMAX giao việc dễ dàng

Tạo thời gian cho dự án thiết kế nội thất

Khi kí hợp đồng với khách hàng, dự án đã có sẵn thời gian phải hoàn thành. Với phần mềm, khi tạo mới một dự án bạn có thể dễ dàng đặt được thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc của dự án. Bạn cũng có thể đặt được thời gian cần hoàn thành của mỗi đầu mục công việc. Điều này phù hợp để bạn xác định được tiến độ công việc. Kết hợp với mức độ hoàn thành và thanh tiến độ dự án, người quản lý sẽ có nhận định chính xác về tiến độ dự án.

Người nhân viên nhìn vào thời gian của công việc để có ý thức hoàn thành công việc hơn. Đặc biệt, phần mềm có chức năng nhắc việc tự động. Không còn những lý do nhớ nhớ quên quên, người nhân viên hoàn thành công việc bằng sự tự giác, trách nhiệm và sự nhắc nhở. Chắc chắn hiệu quả công việc sẽ cao lên.


 


Phần mềm CRM lưu trữ mọi thông tin về thời gian


Lưu trữ file trên phần mềm

Phần mềm quản lý tiến độ dự án giúp bạn dễ dàng lưu trữ file một cách đơn giản. Số file không giới hạn và dung lượng lớn đủ để bạn lưu trữ tất cả tài liệu gồm: bản đánh giá hiện trạng công trình, hồ sơ kỹ thuật, các file thiết kế 2D,3D.

Với mỗi dự án thiết kế nội thất, công ty bạn giờ không cần phải ngồi tìm lại trong hàng nghìn hồ sơ của công ty. Bạn dễ dàng tải về ở bất cứ nơi đâu, trên cả thiết bị điện thoại di động.

 


Phần mềm CRM EZMAX giúp lưu trữ file đơn giản


Trọng số có vai trò quan trọng trong đánh giá tiến độ dự án

Mỗi một kế hoạch công việc hay công việc thì đều có mức độ quan trọng, khối lượng công việc khác nhau. Phần mềm tính toán dữ liệu tự động thông qua trọng số của chúng. Với việc cài đặt trọng số, người nhân viên công ty thiết kế nội thất dễ dàng biết được công việc nào có khối lượng nặng hơn để đưa ra quyết định nên hoàn thành công việc nào trước nếu 2 công việc có thời gian bắt đầu và kết thúc như nhau. 

 

Trọng số có vai trò quan trọng trong đánh giá tiến độ dự án


Xác định tiến độ dự án đơn giản

Với cách quản lý thủ công, người quản lý chỉ biết nếu hoàn thành tất cả các đầu việc thì dự án được hoàn thành. Nếu các công việc đều dang dở, người quản lý chỉ biết đốc thúc chứ không thể xác định rõ là mức độ hoàn thành của dự án, tiến độ dự án đến đâu rồi.

Khi sử dụng phần mềm quản lý tiến độ dự án thiết kế nội thất thì mọi chuyện đơn giản hơn nhiều. Ngay trên phần mềm, mọi thông tin về dự án này đều được lưu trữ. Nếu tiến độ dự án dưới 100% nghĩa là bạn vẫn còn thời gian để hoàn thành nó, tuy nhiên càng gần 100% thì bạn cần phải cẩn thận. 

 


Xác định tiến độ dự án đơn giản

Người thực hiện có thể dựa vào mức độ tương quan giữa tiến độ công việc/ kế hoạch/ dự án với mức độ hoàn thành để quyết định đẩy nhanh việc hoàn thành lại. Phần mềm quy tiến độ và mức độ hoàn thành thành các thanh màu sắc, bạn dễ dàng xem xét mức độ một cách sinh động trực quan. 

Khi nào thì bạn đang bị chậm tiến độ dự án?

Chỉ cần nhìn vào những thống kê trên phần mềm, nhà quản lý dễ dàng biết được mình có đang bị chậm tiến độ dự án hay không?

Một ví dụ minh hoạ về dự án “Thiết kế nội thất chung cư Time City 3 phòng” đang bị chậm tiến độ. Rõ ràng còn chưa đến thời gian hoàn thành dự án sao tôi lại nhận định như thế? 

Nhìn vào ảnh một dự án được quản lý bằng phần mềm thiết kế nội thất CRM ở dưới, ở kế hoạch cấp “Thiết kế 3D” thì tiến độ dự án là 95% nhưng mới chỉ hoàn thành hơn 68%. 

Nếu cứ để tình trạng này tiếp diễn thì đến hạn mà dự án vẫn chưa hoàn thành được. Chúng ta có thể xem rõ hơn thời gian bắt đầu  và thời gian kết thúc để có cái nhìn chi tiết hơn.

 


Xác định tiến độ dự án bằng phần mềm CRM EZMAX

Xem xét rõ vào chi tiết, kế hoạch bị chậm là do 2 nguyên nhân, thứ nhất là chậm tiến độ thiết kế phòng khách, cụ thể là do chậm tổng hợp thiết kế 3D phòng khách. Nguyên nhân thứ 2 là chậm tiến độ thiết kế phòng ăn. Ta thấy đáng lo ngại hơn cả chính là thiết kế phòng ăn đã quá hạn kế hoạch đề ra đến 25% rồi nhưng vẫn chưa hoàn thành gì cả.

Vậy lúc này người quản lý dự án cần làm gì?

Người quản lý cần xác định rõ “Ai là người phải chịu trách nhiệm cho việc chậm tiến độ đó?” Với thông tin rõ ràng trên phần mềm, người phụ trách của công việc cũng như của kế hoạch cấp cao hơn là những người có trách nhiệm chính. Những người liên quan cũng có trách nhiệm trong việc chậm tiến độ.

Nhà quản lý cấp cao chỉ cần nhìn vào phần mềm là sẽ đốc thúc đúng người đúng việc. Việc hoàn thành dự án hoàn toàn phụ thuộc vào con người còn phần mềm sẽ là công cụ giúp quản lý tiến độ dự án.

Như vậy, phần mềm quản lý thiết kế nội thất CRM EZMAX đã hỗ trợ đắc lực cho các công ty thiết kế nội thất trong việc quản lý tiến độ dự án thiết kế nội thất. Công ty bạn có quản lý được tiến độ dự án hay không? Hãy chia sẻ những khó khăn với chúng tôi.
Dùng thử Miễn Phí phần mềm quản lý Ezmax CRM ngay tại: 

 

 
  • Được tin dùng bởi:
  • Được tin dùng bởi Lanula
  • Được tin dùng bởi Cuốn N Roll
  • Được tin dùng bởi Vina control
  • Được tin dùng bởi Dầu khí đông á
  • Được tin dùng bởi Vijalink
  • Được tin dùng bởi Kiteland
  • Được tin dùng bởi Quà tặng thành đông
  • Được tin dùng bởi Xây dựng Sơn Hà
  • Được tin dùng bởi Daiwahouse
  • Được tin dùng bởi Diana
  • Được tin dùng bởi Apatit

Các chiến lược marketing

Các giải pháp bán hàng

Thông tin liên hệ

Hà Nội[Xem bản đồ]

Tầng 6, Tòa nhà CT1, Chung cư 536A Minh Khai, P.Vĩnh Tuy, Q.Hai Bà Trưng, TP.Hà Nội

Hải phòng[Xem bản đồ]

P 801, Tòa nhà MB Hải Phòng, Đường Lê Hồng Phong, Q.Ngô Quyền, TP.Hải Phòng

Tổng đài hỗ trợ

08 99 179 599

024 3201 8959

info@itechpro.vn