CÔNG CỤ GIÚP CHỦ DOANH NGHIỆP BIẾN NHÂN SỰ BÌNH THƯỜNG TRỞ NÊN PHI THƯỜNG

Đến giờ tôi vẫn thấm thía câu nói của anh bạn khi tôi phải “ngập lụt” trong đống giấy tờ, báo cáo KPI toàn công ty, rồi lại ôm đồm thêm nhiệm vụ “cân việc” hộ nhân sự. Người giỏi thì cứ dăm ba bữa lại xin nghỉ việc, người ở lại thì không đủ năng lực để xử lý toàn bộ công việc và mục tiêu được giao, nên đôi lúc tôi phải làm thay việc của cấp dưới. Tôi đã phải chi trả rất nhiều tiền cho việc tuyển dụng, “săn” nhân tài bên ngoài về, rồi lại đào tạo…nhưng cuối cùng vẫn không đạt như kỳ vọng. Quỹ lương cứ thế tăng đột biến mà kết quả kinh doanh lại trì trệ.

Anh bạn đã chia sẻ với tôi: “Thay bằng việc đi săn người tài về, sao bạn không cố gắng đào tạo, khai thác nhân sự hiện tại và đãi ngộ xứng đáng để họ làm việc tốt hơn?” Anh cười rồi tiếp lời: “Hầu như các sếp hay cấp quản lý thường chỉ khai thác được khoảng 50 - 60% năng lực của nhân viên. Nhưng nếu biết cách xây dựng KPI, tạo động lực và có chế độ thăng tiến, đãi ngộ xứng đáng, thì mình có thể lấy được 120 - 140% năng lực của họ. Cho nên, từ những người rất bình thường, mình vẫn có thể bồi dưỡng họ thành nhân tài được."

Rồi anh bạn chia sẻ cho tôi cách anh ấy sử dụng phần mềm để quản trị và khai thác năng lực nhân sự. Lạ thật, hệ thống KPI và đánh giá năng lực nhân viên, xây dựng chế độ đãi ngộ, thăng tiến của bên này được tổ chức bài bản, khoa học và minh bạch lắm. Tất cả đều được liên kết với nhau một cách logic. Đó là lý do vì sao doanh nghiệp anh bạn sở hữu đội ngũ nhân sự mạnh và nhiệt huyết đến vậy.

Trên 1 màn hình, tất cả mục tiêu KPI của phòng ban: Từ Sản xuất, Marketing, Sales, Nhân sự - Kế toán, Kho vận... đều được liên kết với mục tiêu chung của công ty. Từ mục tiêu phòng ban lại phân bổ từ cấp quản lý xuống từng nhân viên bên dưới. Gắn với mỗi mục tiêu, nhân viên lại có kế hoạch hành động, công việc cụ thể đi kèm rất rõ ràng. Rồi lại có thêm cả hệ thống BÁO CÁO TỰ ĐỘNG, có vấn đề gì phát sinh sẽ gửi lại thông báo cho CEO/Manager NGAY LẬP TỨC.

Nhờ việc xây dựng KPI và hệ thống đánh giá rõ ràng, nên cũng dễ xếp loại nhân sự và có chế độ đãi ngộ tương xứng. Quản lý nắm rõ được ai là nhân viên giỏi, ai là người có hiệu suất làm việc thấp. Tôi thấy cùng một vị trí công việc, anh bạn chia theo nhiều cấp bậc khác nhau. Càng lên cấp bậc cao, KPI và lương thưởng tương ứng cũng tăng theo. Khi vượt KPI đề ra, nhân sự sẽ nhận được mức lương thưởng tốt hơn. Nếu kết quả công việc xuất sắc và liên tục vượt KPI, họ tự động được thăng cấp, tăng lương và được bổ nhiệm vào những vị trí quan trọng. Ngược lại, trong trường hợp hiệu suất làm việc của nhân sự không đạt như kỳ vọng, quản lý cũng nắm bắt kịp thời để có kế hoạch giúp đỡ và xử lý nhanh chóng.

Ngoài tiền lương, anh bạn tôi còn xây dựng hệ thống ghi nhận công lao như các chứng chỉ, giấy khen, giải thưởng, các giải thi đua nội bộ… trên phần mềm. Khi đạt được một trong số những thứ này, nhân viên sẽ tự động được cộng điểm thành tích. Mỗi điểm thành tích lại tương ứng với một mức thưởng tương xứng. Cách làm này giúp nhân sự cảm thấy hài lòng vì công ty, có động lực cống hiến và làm việc hết mình.

Và cái hay nữa của phần mềm, chính là việc có thể tự động hoá quy trình tính lương thưởng, liên kết trực tiếp với bảng chấm công, KPI và doanh số. Các quyết định thăng/giảm cấp, hay tăng/giảm lương, thưởng phạt, ghi nhận thành tích… đều cập nhật nhanh chóng vào ngay thời điểm ban hành, rồi phần mềm sẽ tự động trích xuất ra tiền lương cuối cùng cho nhân viên. Các báo cáo về quỹ lương chung của công ty, quỹ lương theo từng phòng ban,... đều trực quan và dễ theo dõi, phát hiện điểm nóng. Nhờ vậy mà quá trình trả lương của công ty anh bạn đều rất chính xác, tương xứng với đúng năng lực của nhân sự và không phát sinh sự vụ gì thêm.

 

 

Tôi bỗng nhớ lại bản thân mình của những ngày trước đây. Tôi đã từng nghĩ việc áp dụng phần mềm là không cần thiết, khiến nhân viên bị thêm việc, mất thời gian. Giờ mới thấy việc quản lý thủ công và “bằng cơm” qua giấy tờ, excel, báo cáo… khiến việc đánh giá nhân sự không chính xác và cảm tính, làm họ không phát huy được hết năng lực và hiệu suất làm việc. Vậy là tôi đã quyết định triển khai phần mềm.

Sau 3 tháng sử dụng, ngoài những tính năng hữu ích ở trên, việc QUẢN LÝ TỪ XA đội ngũ nhân sự cũng trở nên dễ dàng hơn. Cho dù quản lý cả trăm nhân sự, mọi thứ vẫn hoạt động trơn tru, tôi nhàn hơn rất nhiều và không còn phải “cân việc” hộ nhân sự nữa. Tôi cũng cảm nhận thấy rõ sự hài lòng và tinh thần làm việc hết mình của nhân viên hơn so với trước kia.

 

 

Chia sẻ với các CHỦ DOANH NGHIỆP đang đau đầu với bài toán QUẢN TRỊ MỤC TIÊU, XÂY DỰNG VÀ THỰC THI KPI hiệu quả, link đăng ký nhận tư vấn và trải nghiệm phần mềm tại đây: ezmax.vn/dang-ky