Bí quyết ghi nhớ những việc thường ngày dành cho nhân viên văn phòng

Bởi vậy nên mỗi ngày công việc càng nhiều hơn, hiệu suất làm việc thấp đi, deadline với khách hàng cũng không thể hoàn thành đúng hạn. Dù bạn có là nhà quản lý tài giỏi đến đâu cũng khó mà giải quyết được. Dưới đây là những bí quyết giúp bạn ghi nhớ những việc cần làm mỗi ngày.

BÍ QUYẾT GHI NHỚ NHỮNG VIỆC HÀNG NGÀY

Ghi chú cụ thể từng công việc được giao

Đừng quá phụ thuộc vào trí nhớ của mình khi có hàng đống công việc được giao đến cùng một lúc. Bạn có thể ghi chép và lưu ý cụ thể với mỗi công việc được giao đến mỗi ngày. Từ những thông tin đó, bạn sẽ có kế hoạch và cập nhật tiến trình làm việc cụ thể nhất.



Một quyển sổ luôn trở thành những người bạn cần thiết đối với mỗi cá nhân, đặc biệt trong doanh nghiệp thiết kế khi khối lượng công việc nhiều những nhân viên kinh doanh, kiến trúc sư luôn cần cập nhật những bổ xung, sửa đổi từ phía khách hàng.

Sắp xếp thứ tự và kế hoạch làm việc

Có thể trong một thời điểm bạn phải nhận đến nhiều nhiệm vụ khác nhau. Làm nhiều việc cùng một lúc sẽ không hiệu quả, đòi hỏi bạn phải sắp xếp số công việc đó theo một thứ tự phù hợp nhất. Khi sắp xếp việc, bạn phải chú trọng đến tầm quan trọng của từng công việc, mức độ cấp thiết của từng nhiệm vụ và yêu cầu cụ thể của từng đối tượng được giao.

Được nhắc nhở thường xuyên

Khi bạn được giao một công việc lớn, dài kỳ, với nhiều đầu mục và nhiều công việc con, bạn cần sự nhắc nhở thường xuyên để công việc không bị rơi vào xao nhãng.



Có thể trong quá trình hoàn thành công việc đó, bạn bị một số công việc nhỏ hơn chèn vào, làm cho quá trình làm việc bị gián đoạn và có thể quên mất nhiệm vụ lớn được giao. Khi đó, bạn cần sự nhắc nhở từ người khác, từ một số thiết bị nhắc việc thông minh.

Sử dụng công cụ nhắc việc thông minh

Khi những giải pháp truyền thống không đáp ứng được nhu cầu công việc phức tạp như hiện nay, bạn cần đến một giải pháp thông minh và chuyên nghiệp hơn.


Nếu số lượng công việc lớn, phức tạp và bạn không muốn phụ thuộc vào trí nhớ và tránh làm phiền những người xung quanh, có thể bạn đang cần đến phần mềm quản lý công việc. Với việc sử dụng phần mềm quản lý công việc, bạn có thể làm được những công việc sau:

Với mỗi đầu công việc, người quản lý có thể giao trực tiếp cho mỗi nhân viên. Trên hệ thống phần mềm sẽ được trực tiếp thông báo cho nhân viên về những công việc được giao, chi tiết hướng dẫn, hạn hoàn thành và những yêu cầu trong quá trình làm việc.



Nếu nhân viên không trực tiếp truy cập vào hệ thống phần mềm, những nhiệm vụ được giao sẽ được thông tin đến SMS, Email,… Nhờ đó có thể tránh được tình trạng nhầm lẫn và quên công việc được giao.

Lập kế hoạch chi tiết công việc được giao

Tùy thuộc vào đặc trưng của công việc, thời hạn hoàn thành và mức độ cấp thiết của công việc được giao để bạn lập kế hoạch chi tiết công việc. Nhờ đó, bạn có thể lên lịch cụ thể từng giai đoạn, từng hạng mục, từng công việc con.



Phần mềm sẽ cập nhật và thông báo thường xuyên qua phần mềm và qua điện thoại, email,… Nhờ đó, dù có nhiều công việc trong một lúc thì bạn cũng không quên được những nhiệm vụ quan trọng phải hoàn thành.

Cảnh báo công việc

Khi công việc đến hạn hoàn thành hoặc sắp đến hạn, phần mềm sẽ tự động thông báo trực tiếp đến với từng bộ phận, nhân viên. Nhờ đó, bạn sẽ có thời gian sắp xếp và cập nhật cụ thể công việc đến cho từng nhân viên, từng bộ phận.

Nếu bạn sử dụng các ghi chú, nhắc việc thủ công, bạn sẽ khó có thể đảm bảo tính chính xác hoặc cụ thể cho việc xử lý những công việc được giao.

Báo cáo tiến độ công việc

Sử dụng phần mềm quản lý công việc, bạn không những được nhắc nhở thường xuyên những nhiệm vụ công việc hàng ngày, bạn còn có thể cập nhật báo cáo tiến độ công việc. Người quản lý theo đó có thể theo dõi và cập nhật được mức độ hoàn thành công việc của từng nhân viên và từng bộ phận.

Với việc sử dụng phần mềm quản lý công việc, bạn có thể hạn chế và quán triệt tối đa vấn đề quên công việc được giao. Nhờ đó, mọi công việc sẽ được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả nhất. Quý doanh nghiệp và cá nhân có nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý công việc, hãy liên hệ cho chúng tôi để được tư vấn cụ thể. 

LINK ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM MIỄN PHÍ: